| 10-05-2011 17:50:32 | #1 | |
| GenoSicK | Voilà, voilà, Toulouse a été retenu pour accueillir la rencontre estivale, et je n'ai jamais eu à organise un évènement de cette ampleur.  J'ai donc quelques questions, alors commençons par le commencement : La date : Je revérifie ça avec mon pote avant de revenir en parler, mais on part bien sur l'un des 2 derniers weekends de Juillet ? Le lieu : J'irai y faire un tour dans le courant du mois, mais qui y a t il absolument à vérifier ? La bouffe : Pour autant de personnes, que dois je prévoir niveau ustensile de cuisine ? Des conseils à mener sur l'élaboration des menus ? La logistique variée : Qu'est ce qu'on oublie à chaque fois qui soit important ? Merci à l'avance à tout le monde, je ferai de mon mieux (et je débaucherai les toulousains). | |
| 10-05-2011 18:23:15 | #2 | |
| CramaL | La date : moi j'ai une nette préférence pour le WE du 23-24 Le lieu : comme dit après : si on est beaucoup avoir plusieurs toilettes est vraiment un gros plus Pour la suite, Je répond sur la base des trucs à une trentaine de personne que j'ai organisé La bouffe : Pour autant de personnes, que dois je prévoir niveau ustensile de cuisine ? => Il faut avoir le max de grosses cocotte Des conseils à mener sur l'élaboration des menus ? => la facilité indique plutôt des trucs qui cuisent tout ensemble sans grillades (parce qu'avec peu de feu, ça prends forcement du temps) : ratatouille, poulet au curry, couscous, trucs au four(lasagnes, tartiflette, moussaka...)... Après faire découvrir un truc original peu valoir le coup de se prendre un peu plus la tête. Les trucs qui se font à l'avance du genre fougasse, cakes et tout ça c'est cool La logistique variée : Qu'est ce qu'on oublie à chaque fois qui soit important ? => il faut partir des trucs de bases : manger, dormir (donc des tentes si pas assez de place à l'interieur) , aller au toillettes (donc il faut du PQ) et parce que c'est mieux : se laver (mais ça normalement chacun prévois) le reste est | |
| 10-05-2011 20:08:02 | #3 | |
| S-S-P | "le 05/09/10, S-S-P a écrit: Salut, compte tenu que vous allez faire une réunion de rentrée avec notament debriefing de la RH:UC et que je suis pas sur d'y être, je te transmet ici mes idées : ************************************************************************************************************************************************************************************ Globalement c'était très bien, je ne vais pas plus développer, je suis sur que vous saurez le faire très bien vous même. J'ai reperé deux petits bugs dans la matrice : -Les courses à Metro : je m'attendais à avoir une liste toute faite et avoir juste à acheter les trucs à les apporter sur place. Au lieu de ça, on a calculé sur place avec Blade combien il fallait de litres de boisson et on a rempli le chariot de façon un peu chaotique, du genre "Bon on a 106 L, on va reprendre 18L de coca" et direction le rayon coca "oh et puis 9L d'orangina" et direction le rayon orangina, etc. Au final j'estime à 30 à 40 min de perdues du aux allers et retours et aux indécisions. -On s'est rendu compte après coup qu'on avait quasi-rien niveau ustensiles pour faire la cuisine. (Bravo au passage aux cuistots.) Je vous propose une solution simple pour améliorer ces deux points à l'avenir : le logiciel excel. -Une feuille excel pour calculer les besoins en boisson et nourriture pour une rencontre : on remplit le nombre de personnes, le nombres de jours, et la feuille sort le nombre de litres de coca qu'il faut et le nombre de cacahouètes. -Une feuille excel pour gérer les stocks (de non-périssables comme serviettes, assiettes) qui sont dispatchés chez les uns et les autres. Cette feuille serait gérée par une unique personne (pour éviter la multiplication des versions), au hasard le scrétaire. -Une feuille excel de check-list pour rencontres, pour ne pas oublier des choses essentielles ( lumière, point d'eau, ustensiles à cuisines, etc.). Ce genre de trucs existe peut être déjà, il faudrait aller chercher sur Internet. Bien évidemment, je ne suis pas volontaire pour m'occuper de ces documents. Je pense que ces 3 feuilles excel permettrait de gagner du temps (pas besoin de réinventer la roue à chaque fois) pour les prochaine rencontres et d'éviter des oublis. S-S-P, ministre de la parole^^ ******************************************************************************************************************************************************************************************* | |
| 11-05-2011 10:54:41 | #4 | |
| Robin des Ombres | Bon courage pour l'orga géno. | |
| 11-05-2011 11:00:12 | #5 | |
| Blade | Date : A voir en fonction des dispos des lieux et de ce qui arrange le maximum de gens. Lieux : - Cuisines : y'a-t-il un frigo ? Quelle taille ? Et niveau cuisson ? - Toilettes/Douches : combien, en quel état, et niveau eau chaude ? - Parking : pour ceux qui viennent en voiture - Eclairage : pour jouer de nuit - Magasins à proximité et leurs horaires d'ouverture Bouffe : Les ustensiles ça dépend des menus. Mais il y a des incontournables, comme des couteaux, des économes, des spatules/louches/etc. Autres : - Cafetières/bouilloires + café et thé et tout ce genre de choses - Assiettes et couverts (en plastique probablement) et serviettes - J'ai gardé la facture de chez Metro de la dernière RH, qui doit permettre d'évaluer les quantités nécessaires et le prix pour les boissons et les trucs à grignoter. | |
| 11-05-2011 11:08:34 | #6 | |
| dragonscalesarmor | Idée comme ça en passant mais la plupart des grandes enseignes ont maintenant leur "drive". Le principe est ultra simple-qu'on-aurait-voulu-y-penser-nous-même: - Tu prépares ta commande de chez toi sur internet - Tu précises la trance horaire à laquelle tu veux passer - Tu passes et de gentils jeunes employés payés pas cher remplissent ton coffre avec des sacs déjà remplis. A mon avis, ça peut vous permettre de gagner du temps et d'être sur de ne rien oublier. Le "panier" de la commande reste ouvert donc dans les jours qui précède il est possible de rajouter des trucs oubliés. La plupart ont une appli pour smartphone (à pomme ou à robot) | |
| 11-05-2011 12:07:43 | #7 | |
| Elias Mattheus Laedon | et côté lieu : faudra faire un coup de ménage avant ? car soulever de la poussière pendant 3 jours, ça aide pas à profiter d'une RH. (Aussi : ya de la place, autant attribuer certains lieux au jeu, d'autres au repos, sans mélange ; les cycles et nécessités de sommeil sont pas identique chez tous) ps : compter les tables et les chaises, jouer par terre, c'est bien jusqu'au samedi soir 4h du mat' ^^ logistique variée : indiquer la route... depuis la route ! +2 au jet de percept si ya des panneaux qui flèchent le trajet. (à penser à l'échelle "voiture" mais aussi à l'échelle "piétons", pour ceux qui marchent depuis la gare) | |
| 11-05-2011 22:29:44 | #8 | |
| Leoric | Pour tout ce qui est "alimentation", préparer les menus à l'avance nous avait à mon sens permis de mieux s'organiser: on avait fait une liste des ingrédients et évalue les quantités, c’était bien optimisé pour cette partie là. Un point qui a fait un peu défaut lors de la RH:UC, c’était les ustensiles de cuisine. On n'avait pas forcement bien anticipé, et du coup un certain nombre de participants on du faire des aller-retour pour chercher des assiettes ou des casseroles. La suggestion d'Elias pour attribuer les espaces jeux, repos, cantine, est très judicieuse. Surtout si l'endroit est suffisamment grand pour éloigner les joueurs des dormeurs. De plus, en terme de confort pour les dortoirs, essayer de voir si c'est correctement "climatisé": sec et avec une bonne circulation d'air, pour éviter l'effet fournaise. Autre point capital: la gestion du mobilier, à savoir des tables et des chaises en nombre suffisant, ça veut dire une chaise par participant, et une table pour 5, et quelques tables de spare pour la logistique (cantine, etc). Ca peut se louer, mais ça gonfle la note pour l'asso. Ensuite, c'est tout con et on espère que ça ne servira pas, mais l'année dernière on avait constitué un medkit. De la même manière, les orgas devraient dans l’idéal être briefés sur le lieu, l'adresse exact, les alentours, au cas où. Voilà ce qui me vient en tête pour le moment. En ce qui concerne la bouffe, y a peut-être un coup à jouer avec l'avantage de la province, genre producteur local sympa et pas cher qui peut nous pourvoir en denrées. | |
| 12-05-2011 11:47:48 | #9 | |
| mog | Pense à bien dormir et à te reposer dès maintenant, parce que ça va pas aller en s'arrangeant!  | |
| 13-05-2011 20:30:22 | #10 | |
| GenoSicK | Pour la bouffe, vous passiez par les discount ou par les centres commerciaux habituels pour ces tarifs là ? Parce que si c'est les prix "Leclerc", y a moyen qu'on passe par une AMAP pour avoir de très bons produits aux mêmes prix. | |
| 14-05-2011 01:18:20 | #11 | |
| okhin | METRO aussi est pas mal, mais battra pas l'AMAP. Okhin | |
| 14-05-2011 01:19:44 | #12 | |
| Renard Fou | GenoSicK a écrit: Merci à l'avance à tout le monde, je ferai de mon mieux (et je débaucherai les toulousains). Facile et bien payé? Toujours prêt! | |
| 17-05-2011 18:56:49 | #13 | |
| GenoSicK | - @Blade : Je voudrais bien les quantités sur la facture Metro de la RH:UC, ainsi que les notes de l'auteur qui vont avec (assez, pas assez, rajouts, ...). - Étant carrément dans le rouge ces temps ci, l'asso pourrait elle avancer le prix des courses quand on les fera et récupérer sa thune quand les gens paieront sur place ? - Je vais voir le lieu demain et je poste les nouvelles. | |
| 18-05-2011 10:05:57 | #14 | |
| Blade | - Je t'envoie ça dès que je retrouve le document (quoique je me demande si je l'ai pas filé au trésorier ?) - Oui, l'asso (ou un membre) pourra avancer le prix des courses | |
| 18-05-2011 20:16:00 | #15 | |
| GenoSicK | Débriefing de la 1ère visite : Ça y est, Joker et moi sommes aller voir, et ça s'annonce très bien, mais pas aussi idyllique que ce qui était prévu. Mais ne vous inquiétez pas, plusieurs plans de remplacements sont en branle. Explications ci-dessous. Flaws : A l'origine, on comptait utiliser l'appart dans les dépendances pour les sanitaires et la cuisine. Malheureusement, il a été loué sans que notre pote soit au courant. Il y a un autre appart qui sert de local professionnel pour une amie. Vu que ce sera un weekend et qu'elle ne sera pas là, on va voir si on peut avoir accès aux sanitaires et cuisine. Dans le cas où on y aurait pas accès, on est en train de s'organiser pour pourvoir aux besoins. On va récupérer une gazinière et on y connectera une bonbonne. De même, Joker a un frigo format familial dispo qu'on va ramener. Là-dessus, je ramènerai mes 2 planchas et on montera un barbecue. Pour la toilette, ce sera aux lavabos au gant de toilette. Pour LES toilettes, on fabriquera une toilette sèche, en comptant sur les mecs pour aller pisser sur les arbres. Ça, c'était pour le plus gros problème en vue. Qui n'en sera peut être pas un si on a accès au local pro. Le deuxième inconvénient, c'est qu'il va falloir faire un gros coup de ménage. Avec 4-5 personnes ça sera torché en quelques heures le vendredi. Voir, il y a de grosses chances que ce soit déjà fait par des GNistes qui viennent jouer en Juin. Edges : Si on excepte les 2 points au-dessus, c'est parfait. - On a 6 grandes salles (total 200m²) + deux abris de jardins. C'est sec, aéré et éclairé. Je ramènerai deux ou trois rallonges 50m avec lampes pour ceux qui veulent jouer dehors la nuit. - Il y a déjà 45 chaises et 8 grandes tables sur place. Plus ce que je ramènerai, on sera large. - Pour dormir, mieux vaut que les gens amènent des tentes, mais on peut faire dormir 10-20 personnes dans une sallepour ceux qui n'en ont pas. Et c'est sans empiéter sur les salles de jeu. - L'électricité fonctionne partout. Ainsi que l'eau courante. Les murs sont épais et isolants. - On peut garer une vingtaine de voiture devant. - Depuis la gare comme depuis la route, c'est ultrasimple à trouver. On mettra des panneaux quand même pour être sûr. - Il y a la galerie commerçante du centre-ville juste en face à 100m avec pharmacie et tabac. Et pour finir, le parc est tout simplement gigantesque et sublime. Il y a même tout un tas d'arbres fruitiers qu'on pourra piller (cerise, fruit de la passion, groseille, ...).  La visite est donc franchement concluante, ça claque !  Dans le pire des cas, si on a pas l'appart, ça fera un peu camping sur les bords, mais on a connu bien pire.  Joker, des remarques supplémentaires ? | |
| 18-05-2011 20:51:24 | #16 | |
| JoKeR | Oui : il y aura plus de cerises. sérieusement, histoire de rpévoir large je pense qu'il vaut mieux commencer le ménage jeudi pépère ou at minima dès le vendredi matin, histoire de pas avoir de mauvaises surprises. En fait jeudi ce serait vraiment mieux parce que comme ça on a le temps de se reposer entre le ménage et la RH. Et pis sinon je confirme que le lieu est d'enfer + grosse classe. Nan moi je dis la RH elle passe du bâtiment/hangar en construction à un hotel particulier en plein paris à un château languedocien : y a du challenge pour l'année d'après !  | |