Assemblée générale de l'association Les Shadowforums
Le 06/02/2009 de 20:30 à 23:15 aux Lilas

Les inscriptions à l'association n'étant réouvertes qu'à la fin de l'Assemblée générale, le vote des membres non encore inscrits a été pris en compte sur la base des adhésions de l'année 2008.

Liste des personnes présentes :
[Archaos]
[Hush]
[Léoric]
[Mog]
[Neko.miaou]
[NMAth]
[Penangol]
[Sly Mange Figue]

[Fourbissime] a participé à l'Assemblée générale via une liaison Skype.


BILAN MORAL

[Sly Mange Figue] présente le bilan moral concernant le Cyber-espace. Il donne les chiffres du cyber-espace : 345 articles publiéx, dont 136 en 2008, 68 brêves mises en ligne dont 21 en 2008, et 187 liens, dont 82 référencés en 2008. Il fournit des graphiques.L'essentiel des contributions provient de trois personnes : [Valérian], [Zaranos] et [-BS-]. Le manque d'articles a fait l'objet de moins d'alarmes en 2008 qu'en 2007. Le marbre est réduit à un seul article, contre un roulement de trois précédément qui nb'a pas pu être renouvellé.
Les PDF d'archétypes restent à refaire, ainsi que la refonte graphique. Le projet d'index des suppléments Shadowrun n'avance pas comme voulu. Le président [Léoric] voudrait en faire le projet majeur pour l'année 2008, et souligne que le Cyber-espace est désormais l'élément le plus important de l'activité de l'association, devant les forums.

[Sly Mange Figue] présente le bilan moral concernant Laser de Lune. Deux numéros ont été publié en 2008, après quatre ans d'inactivité. Le nombre de consultation est très satisfaisant, s'élevant à plusieurs centaines. Les contributions restent difficiles à rassembler, avec un deuxième numéro construit autour de deux articles seulement. Il manque encore un scénario pour le prochain numéro. [Sly Mange Figue] souhaiterait également rétablir des rubriques dans les numéros à venir. Il précise qu'il souhaite laisser à [Beast] la direction du Laser de Lune.

[Sly Mange Figue] relance un appel aux contributions pour le Cyber-espace et Laser de Lune. [Léoric] s'interroge sur la pertinence de séparer les contributions aux deux.

[Léoric] présente le bilan moral concernant les forums. L'année 2008 est marqué par un ralentissement de la vie des forums, avec néanmoins l'arrivée régulière et constante de nouveaux membres (environ 120 inscriptions en 200. On remarque une corrélation entre l'activité des forums et le rythme de sortie des suppléments, qui a été faible cette année.

Comtpe-tenu des problèmes techniques répétés et de l'expiration du contrat d'hébergement chez Lord, un nouvel hébergement devrait être mis en place coconmitamment à l'Assemblée générale. Son coût est de 101€/an pour un espace de 2,4 Go. Les difficultés de migration et les alternatives en terme d'hébergement, nottament des archives, sont évoqués.
La mise en place d'une plate-forme unifiée n'a pas été faite en 2008, après le refus de la place-forme Joomla par la direction de la division Cyber-espace. La plate-forme XUPS sera étudié à l'avenir.

L'ensemble des personnes concernées présentent le bilan moral concernant la participation aux conventions et l'organisation d'une rencontre estivale. La seule convention notable pour l'année passée a été Objectif Jeu, où la participation des Shadowforums est considéré comme une réussite, pour l'organisation de parties, les contacts avec les autres associations et l'ambiance. Aucune rencontre estivale n'a été organisé par l'association par défaut d'une location de salle dans un budget raisonnable.


BILAN FINANCIER

Le trésorier [NMAth] présente le bilan financier. Il a pu reprendre cette année la gestion du compte en banque de l'association et informer les membres de l'état des comptes en cours d'année sur les forums.
Au 1er janvier 2008, l'association disposait de 321,66€. Au 1er janvier 2009, elle dispose de 422,55€.

Répartitions
135,69 € sur le compte courant
266,83 € sur le livret bleu
20,00 € en liquide (tenu par le trésorier)

Mouvements
160,00 € de cotisations
15,00 € de dons
6,67 € d'intérêts du livret bleu
- 80,81 € de frais bancaires

Les frais bancaires ont été réduit par la suspension de l'option de gestion en ligne qui n'était pas utilisé, pour 3,59€ par mois (soit 43,08€ par an). Les frais bancaires sont donc limités à 13,92€ par trimestre (soit (55,68€ par an). L'association n'a effectué aucune autre dépense pour l'année 2008. Dans la perspective de dépenses plus importantes (paiement par l'association de l'hébergement, assurance, etc.), le nombre de cotisants est relativement faible par rapport aux nombres de personnes actives dans le cadre de l'association.


RENOUVELLEMENT DES INSTANCES

La conseil d'administration reconduit les membres exécutifs suivants : [Liane], [Léoric], [Daegann], [Hush], [Bob2Fleurs], [NMAth], [Mash], [Blade], [Neko.miaou], [Likoum], [Archaos] et [Sly Mange Figue]. Le conseil d'administration nomme membres executifs [Mog], [Penangol] et [Fourbissime].

Le vice-président [Likoum] démissione du conseil d'administration. [Mog] est élu à sa place.

Le président [Léoric] et le vice-président [Likoum] souhaite quitter leurs fonctions. [Blade] est élu au poste de président et quitte ses fonctions de secrétaire. [Léoric] est élu au poste de vice-président. [Mog] est élu au poste de secrétaire. [NMAth] et [Hush] sont confirmés aux postes de trésorier et trésorier adjoint.


COTISATION

Le conseil d'administration espère pouvoir obtenir l'adhésion pour l'année 2009 d'au moins 24 personnes. Les dépenses envisagée pour l'année 2009 sont au minimum
55,68€ de frais bancaires
31€ pour la publication au journal officiel du changement d'adresse
15€ de cotisation à la FFJDR
80€ d'assurance souscris via la FFJDR
101€ pour l'hébergement Internet
Soit un total de 282,68€ pour l'année. Il est noté que le changement d'adresse de l'association, jusqu'içi domicilité à la Toile des Rêves, 13, rue Saint-Jacques 75005 Paris, devient urgente. L'adhésion à la FFJDR permet de bénéficier d'une assurance à un prix bien inférieur au marché.

Le montant de la cotisation pour l'année 2009 est fixée à 10€ et votée. Le paiement sur Internet par paypal pourrait être mis en place prochainement.


PROJETS

L'Assemblée générale est conclut par la discussion de certains projets pour l'année à venir.

Le changement de domiciliation devrait se faire si possible à la maison des associations du XVe arondissement de Paris, dans le cadre de nos activités avec d'autres associations et notamment le Kollectif Jeu. A défaut, la domiciliation se ferait à la maison des associations du Ve arondissement. D'autre part, des subventions pourraient être obtenu auprès de la Mairie de Paris et des Mairies d'arondissement.

[Penangol] présente les pistes actuelles pour l'organisation d'une rencontre estivale en 2009. Il insiste notamment sur la présence de l'association lors des Rencontres Rôlistes de l'Ecole Polytechnique en vue d'utiliser leurs locaux. D'autres options sont envisagés, en se rapprochant de mairies de banlieues. L'ouverture de la rencontre au delà des membres de l'association est des forums est soulignée.
La constitution d'une équipe de trois personnes en charge de ce projet est souhaitable au plus vite.

[Sly Mange Figue] souheterait organiser un concorus de scénarii en partenariat avec Black Book Editions et JDR Mag, qui founirait une partie des lôts (par exemple, un supplément au 1er prix, un abonnement en 2e prix, et la publication des scénarii lauréats).

[NMAth] souhaiterait la réunion du Conseil d'administration pour entreprendre une révision des statuts et du réglement intérieur.


L'Assemblée générale est close à 23:15.