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Bonjour à tous et a toutes

Nous vous envoyons ce petit mail pour vous donner les quelques détails d'organisation pour Ludicité 2009.

Les horaires :
Nous vous rappelons que cette année, Ludicité-Cité du jeu se déroule le samedi en 2 temps, le jour et la nuit.

LE JOUR, Salle Olympe de Gouges, 15 rue Merlin, 75011 Paris :
Vendredi 17 avril de 14h a 17h :
- Si vous êtes disponibles n'hésitez pas à passer pour nous donner un coup de main (Installer les tables, les chaises, monter et positionner les panneaux d'exposition, etc.).
- Si vous voulez juste déposer votre matériel nous vous attendons a 16h dans la salle.
Samedi 18 avril :
- 9h : installation des stands
- 10h : ouverture au public
- 20h30-21h : on libère la salle et toutes les bonnes volonté sont les bienvenues pour faire le ménage.
Pour ceux qui ne peuvent être présents le matin, renvoyez nous un petit mail pour le confirmer.

LA NUIT, CICP, 21 ter rue Voltaire, 75011 Paris :
- Samedi 21h-22h: Installation des salles au CICP, toutes les bonnes volontés sont les bienvenues.
- Dimanche 19, matin, 04h : Début du ménage pour libère les salles pour 5h

Les animations, programme et l'accueil du public :
Nous rappelons que l'entrée de tous les visiteurs est à prix libre.
Nous allons informer le public des différentes animations que vous avez prévues via le site internet de Ludicité (www.citedujeu.com).

Inscriptions avant la convention pour les jeux "longue durée" :
Nous pensons qu'il est préférable de faire des pré inscriptions pour toutes les animations qui durent une heure et plus.
Une personne aura pour tâche de faire le lien entre les visiteurs et vous, de manière à remplir les tables au mieux des envies des visiteurs, selon les places libres.
Nous vous demanderons de prévoir un visuel efficace pour votre collectif, afin que le public puisse vous identifier rapidement ainsi qu'une liste des animations en cours (comportant le nombre de places disponibles et la durée de cette animation).

Toutes les personnes de l'organisation porteront un Tshirt aux couleurs de l'association organisatrice de Ludicité : "La MaD" (logo diablotin, noir sur fond rouge ou rouge sur fond noir)
Les différents responsables auront en plus des badges à leur nom.
En ce qui vous concerne vous pourrez vous adresser principalement à :
- Sylvain, Mathieu, Lydie pour la Coordination générale,
- Philippe, pour les Animations,
- Clotilde, Son, David, pour l'accueil public.

Les Locaux et le budget :
Si nous voulons pouvoir reproduire cet événement dans les années à venir, en conservant son esprit de gratuité, nous nous devons tous de faire un effort sur le respect des locaux.
Nous avons fait le pari du prix libre et nous comptons sur vous pour informer les visiteurs et pour jouer le jeu du prix libre.
L'association la Mare aux Diables avance les frais de l'événement et en prend les risques. Il s'avère que si nous subissions un échec financier, les bénévoles et les adhérents de l'asso le paieraient de leur poche, avec le risque que Ludicité ne voit pas le jour en 2010.

Quelques précision sur la salle Olympe de Gouges :
La salle Olympe de Gouges est une salle municipale qui nous est allouée à condition de la rendre propre et sans avoir causé le moindre dégât.
Il n'est pas possible de fumer à l'intérieur, et vous pourrez manger et boire uniquement dans la cafétéria.
Sur place il y a des toilettes, une buvette où vous pourrez casser la croûte à prix libre, et vous connaîtrez bientôt la disposition de vos stands dans la salle, autant que faire se peut, et selon vos besoins.
De plus des règles de sécurité anti-feu draconienne nous obligerons peut être à vous interdire certains décors du fait de la réglementation en vigueur dans les lieux accueillant du public (type bougies allumées).

Quelques précision sur le CICP :
C'est un lieu de vie qui accueille des associations toute la semaine. Ce lieu nous a été prêté, donc une fois de plus nous vous demanderons de respecter les locaux.

Pub pour annoncer l'événement :
Avec ce mail vous trouverez :
- La bannière de Ludicité et le logo à mettre en lien dans votre site Internet
- l'affiche de la manifestation,
- les flyer
- une annonce.
N'hésitez pas à tout faire circuler et à informer un maximum de monde pour avoir un maximum de visiteurs. Il en vas de la réussite de l'événement.

Quelque précision sur l'équipe :
Nous sommes tous des bénévoles et nous faisons de notre mieux pour la réussite de cette événement. Si vous pouvez nous aider d'un point de vue logistique ou de communication, n'hésitez pas à le faire (ménage, installation, tractage, affichage, mailing, forumage, etc.)