Ce règlement intérieur ne fait que préciser les statuts, il ne saurait s’y substituer. Il est donc totalement dépendant des statuts et doit y être adapté.
Le règlement intérieur a pour objet de préciser les statuts de l’association « les Shadowforums. »

Les membres

Définition
 Membres actifs :
Est désigné par l’appellation « membre actif » tout membre de l’association à jour de sa cotisation annuelle.

 Membres passifs :
Est désigné par l’appellation « membre passif », pendant une période d’un an au plus à compter de la date limite de règlement des cotisations annuelles, toute personne ayant été membre actif et n’étant pas à jour de sa cotisation annuelle.
A tout moment durant cette période, le règlement de sa cotisation annuelle permet de réacquérir le statut de membre actif. Au delà de cette période d’un an, un membre passif perd son statut et ne fait plus partie de l’association.
Les membres passifs ne jouissent pas de l’accès à la partie privative des forums de discussion de l’association réservée à la communication interne.

 Membres exécutifs : Les membres exécutifs sont élus par le Conseil d’administration (CA) parmi les membres actifs de l’association, pour une période allant de la date de leur élection à la date limite de renouvellement des cotisations suivantes.
Les membres exécutifs sont des membres actifs de l’association.

Adhésion
 Admission de membres nouveaux :
Les personnes désirant adhérer devront remplir un bulletin d’adhésion.
Pour les mineurs de moins de 16 ans, ce bulletin doit être accompagné d’une autorisation parentale. Cette demande doit être acceptée par le Président, le bureau, le conseil d’administration ou l’assemblée générale. A défaut de réponse dans les quinze jours du dépôt du bulletin d’adhésion, la demande est réputée avoir été acceptée.
Les statuts et le règlement intérieur à jour sont remis à chaque nouvel adhérent.

 Renouvellement :
Une relance à l’attention des membres actifs sera effectuée un mois avant le début de la nouvelle année d’adhésion au plus tard, par l’intermédiaire des forums de discussion de l’association.

 Année d’adhésion :
L’année d’adhésion à l’association Les ShadowForums commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre de l’année suivante. Date à laquelle est exigible la cotisation annuelle du membre.

En aucun cas l’adhésion ne couvre une période d’un an glissante du jour du règlement de la cotisation annuelle.

 Montant de la cotisation :
Le montant de la cotisation est fixé annuellement par le Conseil d’administration et présenté lors de l’assemblée générale. La cotisation pourra faire l’objet d’un réajustement.
Toute cotisation versée à l’association est définitivement acquise. Il ne saurait être exigé un remboursement de cotisation en cours d’année en cas de démission, d’exclusion, ou de décès d’un membre.

 Exclusions :
Conformément aux statuts, un membre peut être exclu pour les motifs suivants :
• Non-présence aux réunions ;
• Matériel détérioré ;
• Comportement dangereux ;
• Propos désobligeants envers les autres membres ;
• Comportement non conforme avec l’éthique de l’association ;
• Non-respect des statuts et du règlement intérieur.

Ce nonobstant, tout membre exécutif peut se voir retirer, sur décision du CA (privé de cette personne, le cas échéant), son statut et ses fonctions, suite à une absence de communication d’une durée supérieure à deux mois sans avis préalable, ou suite à un acte estimé dommageable à l’association. Cette sanction ne s’accompagne en aucun cas de plein droit de la radiation du membre de l’association, sauf décision explicite en ce sens.
Celle-ci doit être prononcée par le conseil d’administration après avoir entendu les explications du membre contre lequel une procédure d’exclusion est engagée. Le membre sera convoqué par lettre recommandée avec AR quinze jours avant cette réunion. Cette lettre comportera les motifs de la radiation. Il pourra se faire assister d’une personne de son choix.
La décision de la radiation sera notifiée par lettre recommandée avec AR.

 Démission - décès - disparition :
Le membre démissionnaire devra adresser sous lettre recommandée avec AR sa décision au conseil d’administration.
Le membre n’ayant pas réglé sa cotisation annuelle dans un délai de un mois à compter de la date d’exigibilité sera considéré d’office comme démissionnaire.
Aucune restitution de cotisation n’est due au membre démissionnaire.
En cas de décès, la qualité de membre s’éteint avec la personne.

Fonctionnement

Le règlement intérieur régit le fonctionnement de l’association Les Shadowforums. A ce titre, il doit être respecté par l’ensemble des membres.

Règlement intérieur et extensions
Le présent règlement intérieur est composé d’une base de référence. Celle-ci peut-être complétée par d’autres règlements intérieurs.

 Règlement intérieur n°1 :
Il s’agit du présent règlement intérieur, aussi dénommé « règlement intérieur principal ».

 Règlement intérieur n°2 :
Le règlement intérieur n°2 entre en application en ce qui concerne la participation, la gestion et la maintenance des forums de discussion ainsi que l’espace de publication nommé « Cyber-espace » du site www.shadowforums.com, ces derniers étant sous la tutelle de l’association Les Shadowforums.
Toute personne, adhérente ou non à l’association, devra prendre connaissance de ce règlement, en libre lecture sur la page d’accueil des forums sus-cités sous l’appellation "Charte de bonne conduite", et en accepter les termes pour pouvoir utiliser les forums de discussions de l’association.
L’espace de publication en ligne pourra faire l’objet de mesures plus spécifiques suivant la procédure de modification du règlement intérieur.

 Règlement intérieur n°3 :
Le règlement intérieur n°3 entre en application pour la réalisation et le développement de projets. Les adhérents intégrant une structure de développement et/ou de réalisation de projets sous tutelle de l’association Les Shadowforums devront se reporter au règlement intérieur n°3 et aux articles y référant.

Mesures relatives aux projets associatifs
 Confidentialité :
Les membres de l’association Les Shadowforums s’engagent à ne divulguer aucune information et/ou document à caractère privatif et/ou confidentiel concernant l’association et/ou les projets de celle-ci, et n’ayant pas fait l’objet d’une communication publique officielle de la part d’un membre du bureau.
L’association Les Shadowforums et les ayant-droits sur la propriété intellectuelle et/ou commerciale se réservent le droit de poursuivre en justice le(s) contrevenant(s).

 Utilisation du logo et du nom de l’association :
Toute initiative de communication, de publication, de divulgation, de gestion, d’organisation n’ayant pas été validée par le CA de l’association Les Shadowforums sera considérée comme non officielle et ne pourra en aucun cas engager la responsabilité de l’association.
L’association Les Shadowforums se réserve le droit de poursuivre en justice le(s) contrevenant(s).

Dispositions diverses
 Cadeaux et services :
L’association Les Shadowforums peut être amenée à remercier certains de ses membres par des cadeaux. Ceux-ci prendront la forme soit de bon d’achats, soit de produits en relation directe avec le jeu de rôles.

 Dons et Donations :
L’association Les Shadowforums peut recevoir des dons, elle n’est par contre pas en mesure de recevoir des donations, conformément aux textes de loi relatifs aux associations Loi 1901.
Les dons peuvent être financiers, matériels ou prendre la forme de services. Dans le cas de dons financiers ou matériels, l’association Les Shadowforums délivrera au donateur une attestation de don qui lui sera envoyée par courrier dans un délai maximum de trois mois après réception du don.
Dans le cas de dons sous forme de services, la personne ayant effectué le don pourra recevoir une attestation sur simple demande adressée au bureau. Celle-ci lui sera envoyée par courrier dans un délai de trois mois maximum après réception de la demande.
Pour faciliter la gestion, les dons financiers seront acceptés sous forme d’espèces, de chèques ou de virements d’un montant minimum de 5€.

Dispositions finales
 Modification du règlement intérieur :
Le règlement intérieur est établi par le conseil d’administration conformément aux statuts de l’association puis ratifié par l’assemblée générale ordinaire.
Les réclamations adressées officiellement à l’association les Shadowforums, concernant son règlement intérieur, seront traitées annuellement par le conseil d’administration dans le mois suivant la date limite de renouvellement des cotisations. Ces réclamations devront faire l’objet d’une demande officielle par lettre recommandée avec AR au plus tard six semaines avant cette date.
Les modifications sont établies par le conseil d’administration conformément aux statuts de l’association puis ratifié par l’assemblée générale ordinaire.
Le Conseil d’administration peut, à tout moment et sans avertissement préalable, modifier le présent règlement intérieur, conformément aux statuts de l’association Les Shadowforums.

 Publicité :
Le règlement intérieur sera mis en ligne sur le site www.shadowforums.com. Les modifications du règlement intérieur seront publié en ligne sur ce même site et notifié par voie électronique aux adhérents.

Voila, nous tenons à remercier l’ensemble du CA des Shadowforums pour avoir participé à la création de ce règlement, avec une attention toute particulière à Angelus pour l’énorme travail fourni ainsi qu’à Croaker qui, dans des délais très courts, à su nous faire partager toute son expertise juridico-légale sur le sujet.

Article 1 : Constitution et dénomination

Il est fondé entre les adhérents aux présents statuts une association à but non lucratif régie par la loi du 1er juillet 1901, ayant pour titre : Les Shadowforums

Article 2 : Buts

L’objet de l’association est de permettre à un groupe de personnes de :
 Gérer un ou plusieurs forums de discussion électronique sur le thème du jeu de rôle en général et de Shadowrun en particulier.
 Organiser des événements autour du thème du jeu de rôle en général et de Shadowrun en particulier.
 Promouvoir où participer à la promotion du jeu de rôle en général et de Shadowrun en particulier.
 Pouvoir s’associer avec d’autres associations ou organismes similaires.

Article 3 : Siège social

Cette association a son siège social situé au 13 rue Saint Jacques, 75005 Paris. Ce siège social peut être transféré par simple décision du Conseil d’Administration.

Article 4 : Durée de l’association

Cette association est à durée illimitée, sauf en cas de dissolution par le conseil d’administration. La dissolution requiert l’unanimité du Conseil d’Administration ou la majorité des deux tiers lors d’une Assemblée générale extraordinaire.

Article 5 : Composition de l’association

Toute personne majeure peut être membre de l’association, les mineurs doivent disposer d’une autorisation parentale.

L’association est composée de 4 catégories de membres.
 Membre actif : Ce sont les membres de l’association ayant adhéré aux présents statuts et réglé une cotisation annuelle dont le montant est fixé par le Conseil d’Administration lors d’une Assemblée générale et initialement fixé à 1 euro. Ils disposent d’un droit de vote lors des Assemblées générales.
 Membre passif : Tout membre de l’association n’ayant pas réglé sa cotisation est réputé passif. Un membre passif ne dispose d’aucun droit de vote.
 Membre exécutif : Sur proposition du Conseil d’Administration, peut devenir membre exécutif, s’il l’accepte, tout membre actif de l’association fournissant bénévolement à l’association un service dont, entre autres mais pas exclusivement : gestion, encadrement, conseil ; ou une participation financière supplémentaire librement fixée.
 Membre honoraire : Peut être membre honoraire sur proposition du Conseil d’Administration et s’il l’accepte, toute personne ou organisme ayant rendu des services à l’association. Les membres honoraires sont dispensés de cotisation mais ne disposent d’aucun droit de vote.

Article 6 : Admission et adhésion

Pour faire partie de l’association, il faut adhérer aux présents statuts et s’acquitter de la cotisation dont le montant est fixé par les présents statuts. Le Conseil d’Administration ratifie les admissions et pourra refuser des adhésions, avec avis aux intéressés.

La qualité de membre est strictement personnelle et incessible.

Article 7 : Perte de la qualité de membre

La qualité de membre se perd par :
 La démission,
 La radiation, prononcée par le Conseil d’Administration.

Article 8 : Les ressources de l’association

Les ressources de l’association se composent :
 des cotisations,
 des subventions éventuelles,
 des dons manuels,
 de toute autre ressource qui ne soit pas contraire aux règles en vigueur.

Article 9 : L’Assemblée générale ordinaire

L’Assemblée générale comprend tous les membres de l’association à jour de leur cotisation, soit les membres actifs et les membres exécutifs. Elle se réunit au minimum une fois tous les deux ans ou sur décision du Conseil d’Administration.

Des convocations sont envoyées aux membres actifs et exécutifs au moins quinze jours avant, la convocation mentionne la date, le lieu, ainsi que l’ordre du jour. Elle peut être expédiée par tout moyen garantissant raisonnablement sa réception, au minimum courrier simple ou message électronique avec accusé de réception.

Les membres passifs et honoraires sont prévenus par tout moyen à la discrétion du Conseil d’Administration.

Afin de prendre en compte les opinions des membres ne pouvant pas être présents, un forum de discussion électronique sera ouvert aux membres de l’association une quinzaine de jours avant la date de l’Assemblée générale. Des sondages à valeur consultative pourront y êtres ouverts et leur résultats seront communiqués aux membres présents lors de l’Assemblée générale.

Lors de l’Assemblée générale, chaque membre actif ou exécutif présent dispose d’une voix. Le vote par procuration n’est pas autorisé. Par défaut, les décisions sont prises à la majorité des suffrages exprimés, en cas d’égalité, la voix du Président est prépondérante.

Chaque membre du bureau dispose d’un droit de veto.

Article 10 : Le Conseil d’Administration

L’association est dirigée par un Conseil d’Administration, celui-ci est composé d’au moins cinq membres. Le Conseil d’Administration peut modifier ce nombre par simple décision, la nouvelle composition étant validée par l’Assemblée générale suivante. Leur mandat est de six ans, renouvelable sans limite. Au moins deux membres du conseil sont renouvelés tous les deux ans. Les candidats sortants sont volontaires ou désignés par le sort parmi les membres du Conseil les plus anciens dans leur mandat courant. En cas de vacance de poste, le Conseil pourvoit au remplacement. Le remplaçant sera confirmé dans son poste lors de l’Assemblée générale suivante.

Peut postuler, pour le Conseil d’Administration, tout membre exécutif âgé de plus de 16 ans et membre de l’association depuis au moins six mois.

Le vote de renouvellement est effectué en un seul tour à bulletin secret. Chaque membre actif et exécutif disposant d’une seule voix. En cas d’égalité, le Président dispose d’autant de voix que nécessaire afin de départager les candidats.

Le Conseil d’Administration choisit, par un vote, dont il définit les modalités, en son sein un bureau composé de
 Un Président et si besoin un Vice-Président
 Un Trésorier et si besoin un Trésorier Adjoint
 Un Secrétaire et si besoin un Secrétaire Adjoint Le bureau est renouvelé en cas de démission/perte du statut de membre de l’un de ses membres ou sur un vote majoritaire du Conseil d’Administration lors d’une quelconque réunion.
Les membres du Conseil d’Administration doivent jouir de leurs droits civils et civiques. Toutes les fonctions d’un membre au sein de l’association sont bénévoles.

Articles 11 : Réunions du Conseil d’Administration

Le conseil se réunit au moins une fois par an et toutes les fois où il est convoqué par le Président ou au moins un quart de ses membres. Les membres ne pouvant être présents physiquement peuvent utiliser tout média de communication afin de participer.

Les décisions sont prises à la majorité des voix des présents. En cas de partage, la voix du Président est prépondérante. Le vote par procuration n’est pas autorisé. La moitié au moins des membres doit être présente, que ce soit physiquement où par un média de communication, afin que les délibérations soient valables.

Articles 12 : Règlement intérieur

Un règlement intérieur peut être établi par le Conseil d’Administration qui le fait alors approuver par l’Assemblée générale.
Ce règlement éventuel est destiné à fixer les divers points non prévus par les statuts, notamment ceux qui ont trait à l’administration interne de l’association.

Article 13 : Dissolution

En cas de dissolution prononcée par les deux tiers au moins des membres actifs présents à l’Assemblée Générale, un où plusieurs liquidateurs sont nommés par celle-ci et l’actif, s’il y a lieu, est dévolu conformément à l’article 9 de la loi du 1er juillet 1901 et au décret du 16 août 1901.