Assemblée générale de l’association Les Shadowforums du 6 février 2009, de 20h30 à 23h15 aux Lilas.

NB : Les membres de l’association sont désignés ici par leurs identifiants sur les forums de discussions.

Les inscriptions à l’association n’étant réouvertes qu’à la fin de l’Assemblée générale, le vote des membres non encore inscrits a été pris en compte sur la base des adhésions de l’année 2008.

Liste des personnes présentes :
Archaos
Blade
Hush
Leoric
Mog
Neko.miaou
NMAth
Penangol
Sly Mange Figue
Robin des ombres a participé à l’Assemblée générale via une liaison Skype.

L’Assemblée générale est ouverte vendredi 6 férvier à 20h30. Le Conseil d’Administration se réunit dans ce cadre.

Bilan moral
Sly Mange Figue présente le bilan moral concernant le Cyber-espace. Il donne les chiffres du Cyber-espace : 345 articles publiés, dont 136 en 2008, 68 brêves mises en ligne dont 21 en 2008, et 187 liens, dont 82 référencés en 2008. Il fournit des graphiques. L’essentiel des contributions encore à publier provient de trois personnes : Valérian, Zaranos et -BS-. Le manque d’articles a fait l’objet de moins d’alarmes en 2008 qu’en 2007. Le marbre est réduit à un seul article, contre un roulement de trois précédément qui n’a pas pu être renouvellé.
Les .pdf des archétypes du projet Anywhere restent à refaire, ainsi que la refonte graphique. Le projet d’index des suppléments Shadowrun n’avance pas comme voulu. Le président Leoric voudrait en faire le projet majeur pour l’année 2009, et souligne que le Cyber-espace est désormais un élément aussi important de l’activité de l’association que les forums.

Sly Mange Figue présente le bilan moral concernant Laser de Lune. Deux numéros ont été publié en 2008, après quatre ans d’inactivité. Le nombre de consultation est très satisfaisant, s’élevant à plusieurs centaines. Les contributions restent difficiles à rassembler, avec un deuxième numéro construit autour de deux articles seulement. Sly Mange Figue souhaiterait également rétablir des rubriques dans les numéros à venir.
Sly Mange Figue relance un appel aux contributions pour le Cyber-espace et Laser de Lune. Leoric s’interroge sur la pertinence de garder ces deux espace de publication séparés. Il précise qu’il souhaite laisser à Beast la direction du Laser de Lune, qui doit afficher une ligne éditoriale distincte et autonome.

Leoric présente le bilan moral concernant les forums. L’année 2008 est marqué par un ralentissement de la vie des forums, avec néanmoins l’arrivée régulière et constante de nouveaux membres (environ 120 inscriptions en 2008). On remarque une corrélation entre l’activité des forums et le rythme de sortie des suppléments, qui a été faible cette année.

Compte-tenu des problèmes techniques répétés et de l’expiration du contrat d’hébergement chez Lord, un nouvel hébergement devrait être mis en place coconmitamment à l’Assemblée générale. Son coût est de 101€ par an pour un espace de 2,4 Go. Les difficultés de migration et les alternatives en terme d’hébergement, nottament des archives, sont évoqués.
La mise en place d’une plate-forme unifiée n’a pas été faite en 2008, après le refus de la place-forme Joomla par la direction du projet Cyber-espace. La plate-forme XUPS sera étudié à l’avenir.

L’ensemble des personnes concernées présentent le bilan moral concernant la participation aux conventions et l’organisation d’une rencontre estivale. La seule convention notable pour l’année passée a été Objectif : Jeu 2008, où la participation des Shadowforums est considérée comme une réussite, pour l’organisation de parties, les contacts avec les autres intervenants et l’ambiance. Aucune rencontre estivale n’a été organisée par l’association par défaut d’une location de salle dans un budget raisonnable.

Bilan financier Le trésorier NMAth présente le bilan financier. Il a pu reprendre cette année la gestion du compte en banque de l’association et informer les membres de l’état des comptes en cours d’année sur les forums.
Au 1er janvier 2008, l’association disposait de 321,66€. Au 1er janvier 2009, elle dispose de 422,55€.

Répartitions
135,69 € sur le compte courant.
266,83 € sur le Livret bleu.
20,00 € en liquide (tenu par le trésorier).

Mouvements
+ 160,00 € de cotisations.
+ 15,00 € de dons.
+ 6,67 € d’intérêts du Livret bleu.
moins 80,81 € de frais bancaires.

Les frais bancaires ont été réduit par la suspension de l’option de gestion en ligne qui n’était pas utilisée, pour 3,59€ par mois (soit 43,08€ par an). Les frais bancaires sont donc limités à 13,92€ par trimestre (soit (55,68€ par an). L’association n’a effectué aucune autre dépense pour l’année 2008. Dans la perspective de dépenses plus importantes (paiement par l’association de l’hébergement, assurance, etc.), le nombre de cotisants est relativement faible par rapport aux nombres de personnes actives dans le cadre de l’association.

Membres exécutifs
La Conseil d’administration reconduit les membres exécutifs suivants : Archaos, Bob Deuxfleurs, Blade, Daegann, Hush, Leoric, Liane, Likoum, Mash, Neko.miaou, NMAth, et Sly Mange Figue. Le Conseil d’administration nomme membres executifs Mog, Penangol et Robin des ombres.

Conseil d’administration
Les huit postes occupés et la place vacante du Conseil d’administration sont soumises au vote de l’Assemblée générale. Neuf candidats se présentent :
Blade
Hush
Leoric
Liane
Mash
Mog
Neko.miaou
NMAth
Sly Mange Figue
Les neufs candidats sont élus au Conseil d’administration.

Bureau
Le président Leoric, le vice-président Likoum et le secrétaire Blade souhaitent quitter leurs fonctions. Le Conseil élit
 au poste de président, Blade
 au poste de vice-président, Leoric
 au poste de secrétaire, Mog
NMAth et Hush sont confirmés, respéctivement aux postes de trésorier et trésorier adjoint.

Cotisation
Le Conseil d’administration espère pouvoir obtenir l’adhésion pour l’année 2009 d’au moins vingt-quatre personnes. Les dépenses envisagée pour l’année 2009 s’élèvent, au minimum, à :
55,68€ de frais bancaires,
31€ pour la publication au Journal officiel du changement d’adresse,
15€ de cotisation à la FFJDR,
80€ d’assurance souscris via la FFJDR,
101€ pour l’hébergement Internet.
Soit un total de 282,68€ pour l’année. Il est noté que le changement d’adresse de l’association, jusqu’ici domiciliée à la Toile des Rêves, 13, rue Saint-Jacques 75005 Paris, devient urgente. L’adhésion à la FFJDR permet de bénéficier d’une assurance à un prix bien inférieur au marché.

Le montant de la cotisation pour l’année 2009 est fixée à 10€ et votée. Le paiement sur Internet par Paypal pourrait être mis en place prochainement.

Projets
L’Assemblée générale est conclut par la discussion de certains projets pour l’année à venir.

Le changement de domiciliation devrait se faire si possible à la Maison des associations du 15e arondissement de Paris, dans le cadre de nos activités avec d’autres associations et notamment le Kollectif Jeu. A défaut, la domiciliation se ferait à la Maison des associations du 5e arondissement de Paris. D’autre part, des subventions pourraient être obtenues auprès de la Mairie de Paris et des mairies d’arrondissement.

Penangol présente les pistes actuelles pour l’organisation d’une rencontre estivale en 2009. Il insiste notamment sur la présence de l’association lors des Rencontres Rôlistes de l’Ecole Polytechnique en vue d’utiliser leurs locaux. D’autres options sont envisagées, en se rapprochant de mairies de banlieues. L’ouverture de la rencontre au-delà des membres de l’association est des forums est soulignée. La constitution d’une équipe de trois personnes en charge de ce projet est souhaitable au plus vite.

Sly Mange Figue souhaiterait organiser un concours de scénarii en partenariat avec plusieurs acteurs, à qui il serait proposé de fournir une partie des lots (par exemple, un supplément au premier prix, un abonnement à un magazine au deuxième prix, la publication des scénarii lauréats, etc.).

NMAth souhaiterait la réunion du Conseil d’administration pour entreprendre une révision des statuts et du réglement intérieur.

L’Assemblée générale est cloturée le vendredi 6 février à 23h15.