Comment monter un projet avec Les Shadowforums ?

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La marche à suivre pour monter un projet avec l’association Les Shadowforums.

Un projet peut être monté par n’importe quel membre de l’association ou de la communauté Les Shadowforums, si son idée va dans le sens des buts de l’association. Ces buts sont définis dans les statuts de l’association. Il s’agit, pour résumer, de contribuer au dynamisme de la communauté rôliste francophone en général, et celle de Shadowrun en particulier.

Par rapport à un projet indépendant, un projet accompli dans le cadre de l’association peut bénéficier des aspects suivants :
- le cadre de la Loi de 1901 (but associatif et non lucratif)
- l’esprit et le travail de la communauté
- la fréquentation des Shadowforums et/ou de son Cyber-espace pour offrir au projet une bonne visibilité
- les ressources de l’association : ressources matérielles (hébergement gratuit sur le Cyber-espace, cadre éditorial de qualité...), humaines ou financières.

La présentation du projet à l’association passe par un cahier des charges. Il s’agit d’un document de quelques pages, au plus, regroupant les informations dont l’association aura besoin pour encadrer et soutenir le projet (voir ci-dessous). Ce document ne doit être réalisé que lorsque l’idée du projet a été suffisament réfléchie, discuté et murri. Les section des forums "Projets Forumiens" et "Forum de l’association" sont des endroits privilégiés pour discuter des projets, quelle que soit la phase dans laquelle ils se trouvent.

Cahier des charges

Le cahier des charges doit contenir les informations suivantes :
- un nom de projet
- une liste des objectifs
- le nom et/ou le pseudonyme sur les forums du chef de projet
- le nom et/ou le pseudonyme des autres personnes qui travailleront sur le projet, ainsi que leur rôle dans le projet
- une estimation des ressources nécessaires (humaines, matérielles, financières...)
- un devis justifiant toute ressource financière
- si possible, une date d’achèvement

Chef de projet

Le chef de projet n’est pas obligatoirement la personne à l’origine du projet. Ses fonctions dans le projet sont :
- assurer le bon déroulement du projet
- coordonner le travail des autres participants
- communiquer au Conseil d’Administration (CA) de l’association toute demande de ressources
- informer le CA de l’avancement et de l’évolution du projet (délais, changements d’axe de développement, modification des besoins en ressources).

Ce n’est qu’avec le cahier des charges que l’association va étudier la faisabilité du projet, et décider de l’accepter. La grande majorité du temps, si le projet suit les objectifs de l’association et que les ressources sont disponibles, il sera valider avec plaisir. La réalisation du projet peut alors commencer.
Si en cours de réalisation, des informations contenues dans le cahier des charges venaient à changer, il faudra communiquer ces changement à l’association.

La réalisation d’un projet est toujours conditionnée par la disponibilité et la motivation de la ou des personnes qui le dirige et le réalise. Les membres de l’association et les membres de la communauté travaillant sur le principe du volontariat, le projet peut mettre plus de temps que prévu à se concrétiser, ou même être mis de coté en attendant d’avoir les ressources nécessaires.

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