Liste des Présents

 NMAth
 Sly Mange Figue
 Neko.miaou
 Blade
 Mahar, par téléprésence au cours de la discussion sur le projet Earthdawn.

Ordre du Jour

1. Bilan de la RH et des autres actions
2. Bilan du Cyber-espace, de la Shadowthèque et de Laser de Lune
3. Ouverture des Shadowforums à la communauté Earthdawn
4. Renouvellement du CA
5. Conventions

La réunion est ouverte à 20h30.

Bilan de la RH et des autres actions

Sly Mange Figue s’exprime au nom de Penangol et Robin des Ombres. Leur bilan de la rencontre est très positif. Ils soulignent notamment le fait que tous les participants ont donné des coups de main sans même qu’il y ait besoin de leur demander. Le lieu a été rendu propre et sans dégâts. Ils sont donc ravis et prêts à renouveler l’expérience.

Robin est prêt à s’occuper de l’organisation de la prochaine rencontre. Penangol étant peut-être en stage au mois de juillet prochain, il ne pourra pas forcément participer à la prochaine rencontre estivale, mais il est prêt à participer à l’organisation malgré tout. Sly Mange Figue propose de leur attribuer le rôle de chefs de projet (et par-là même le statut de membres exécutifs).

Il y a actuellement deux pistes pour le lieu : celle de l’école Polytechnique et celle d’un château proposé par Souricette.

Blade fait ensuite le bilan des autres rencontres organisées par des membres des forums, à savoir la SunRun et la Rosette Run. Toutes deux ont été des succès. Les bilans financiers de ces deux rencontres sont attendus pour l’AG.
Sly Mange Figue demande si ces rencontres étaient assurées par l’association. NMAth répond que ce n’était pas le cas pour la SunRun mais que ça devait l’être pour la Rosette Run, le chèque de paiement de l’assurance ayant été débité le 30 octobre.

Une Magret Run est aussi prévue au début de l’année 2010. Sly Mange Figue et NMAth font remarquer qu’il faudra trouver des noms moins alimentaires à l’avenir.

Bilan du Cyber-espace, de la Shadowthèque et de Laser de Lune

Cyber-espace
L’espace de publication des Shadowforums poursuit son développement dans le bon sens. La moyenne des visite quotidienne (135 à ce jour) et mensuelle (plus de 3500 à ce jour) est en nette progression par rapport à l’année dernière, même période, et même par rapport à la précédente saison estivale. Le site a même battu son record de visites journalières ce mois-ci : 206 visiteurs le 12 novembre dernier. (Précédent record : 165 visiteurs).
Le Cyber-espace a enregistré cinq nouveaux auteurs ces 4 derniers mois, et est de plus en plus solicité pour des projets de publications amateurs autour de Shadowrun.
Le nombre d’article à publier et en cours de rédaction reste stable, ce qui signifie que le site a trouver un équilibre entre les articles publiés et les nouveaux articles créés dans le back-office.
Cet engouement peut s’expliquer, à la fois au vu du contenu du site et de sa qualité sans cesse améliorée, mais aussi au succès commercial de la nouvelle gamme française du jeu de rôle Shadowrun, dont les derniers suppléments on déjà suscité beaucoup de débats et d’échanges sur les forums.
Le bilan du Cyber-espace est donc sensiblement positif.

Shadowthèque
Le référencement de Shadowrun sur le Cyber-espace est en bonne marche, même s’il est toujours difficile de motiver des auteurs autour de ce projet. En effet, si la Shadowthèque a été désignée comme projet phare de l’année 2009 lors de la dernière AG, peu d’auteurs ont au final participé, et deux auteurs seulement y participe de manière régulière (Blade et Neko.miaou).
La Shadowthèque compte quand même à ce jour uen soixantaine de fiche, ce qui est bien au vu du nombre de produits Shadowrun existants. C’est un succès éditorial : les fiches, et particulièrement celles traitant de SR4 et SR3, sont très visitées, et ce, dès leur mise en ligne. Le record de visites quotidiennes du site (206 le 12 novembre) a même été établi un jour de mise à jour de la Shadowthèque. Cet engouement justifie pleinement l’existence de ce projet et sa bonne continuation.

Laser de Lune
Le Webzine de l’association est un succès, surtout depuis la nouvelle formule en place depuis mars 2009. Ce passage à un formt plus "magazine" et le soucis de semi-professionalisation qu’il implique semble expliquer ce succès. Cette semi-professionnalisation du zine se traduit par une fidélisation des auteurs, une relecture et correction plus rigoureuse (et qui bénéficie notamment de l’arrivée de Kyomi dans la rédaction), une maquette plus dynamique et une rubrique IRL formé d’actualités et d’interviews, même s’il reste encore beaucoup, beaucoup de chemin à parcourir avent de prétendre véritablement au statut de Webzine semi-pro.
Les deux derniers numéros (été et automne 2009) ont déjà été téléchargés plusieurs centaines de fois et semblent prêts à battre des records en la matière.
Le Webzine se repose sur une pool d’auteur déjà bien en place et fidèle, mais il semble nécessaire de renouveler celle-ci car certains sont déjà sur le départ. Par contre, la pool d’illiustrateurs est toujours aussi maigre, et ce, malgré plusieurs campagnes de recrutement actif.
Enfin, le Webzine, qui s’apprête à fêter ses 10 ans à l’occasion d’un numéro d’hiver exceptionnel, réunissant les anciens auteurs de ses débuts, va connaître un grand changement d’équipe, notamment dû au départ annoncé de son Rédacteur en chef et maquettiste, Beast, après 6 ans de bon et loyaux services, pour des raisons de manque accru de disponibilités. Sly Mange Figue se propose de se charger de l’intérim concernant la rédaction en chef le temps de trouver un chef de projet fiable, mais le poste de maquettiste pose problème car l’asso n’a, à ce jour, aucun candidat pour reprendre le flambeau. Le numéro d’Hiver pourrait ainsi se voir retardé, voire annulé, si personne ne se propose d’ici là.

Ouverture à Earthdawn

Blade transmet l’opinion de Leoric sur ce sujet : ce projet est un des projets majeurs de l’association pour l’année à venir.

Sly Mange Figue explique le principe : les Shadowforums ont été contactés par Mahar, membre très actif de la communauté formée autour du jeu Earthdawn et actuellement à la recherche d’un site pour fédérer cette communauté, qui se renouvelle à l’occasion de la reprise de la gamme par Black Book éditions. Au vu des liens entre les deux jeux, l’hébergement de cette communauté par les Shadowforums, aussi bien au niveau des forums que du cyber-espace, semble logique.

Mahar rejoint alors la réunion par téléprésence. Avec Sly Mange Figue, ils définissent les grandes lignes de ce rapprochement :
 La communauté Earthdawn bénéficiera d’un sous-forum et d’une section dans le Cyber-espace, qui migrera à terme sur un espace propre au jeu. Mahar aura le contrôle de la modération et l’édition sur ces espaces.
 Il est nécessaire d’avoir des articles sur le crossover Earthdawn/Shadowrun afin de justifier ce rapprochement et d’intéresser les joueurs de Shadowrun ne connaissant pas Earthdawn
 Pour lancer cette section Earthdawn dans les meilleurs conditions, il est nécessaire de communiquer sur sa création. L’autorisation est donnée à Mahar de commencer à en parler, et une brève sur le Cyber-espace fera prochainement mention de ce rapprochement.
 Mahar ne souhaite pas entrer au CA de l’association pour le moment.
 Il faudra étudier la possibilité de partager le stand des Shadowforums lors des conventions.

Renouvellement du CA

Sly Mange Figue suggère de faire rentrer au CA, pour le travail accompli et la volonté de poursuivre : Kyomi (qui pourrait au passage devenir suppléante pour le Cyber-espace), Penangol et Robin des Ombres. Il suggère aussi de demander à Liane et Mash de quitter le CA, en raison de leur éloignement des forums et de leurs futures responsabilités personnelles.

Conventions

Blade fait le bilan des conventions. Il est une fois encore en demi-teinte. D’un côté, les conventions parisiennes, qui se sont bien déroulées et notamment le Monde du Jeu, où les Shadowforums ont été présents, ainsi qu’Ombres Portées, sur le stand BBE, permettant de rapprocher l’association des traducteurs et de l’éditeur.

En revanche, la présence dans les conventions de province est toujours trop faible. Il serait intéressant de trouver des membres en province pour assurer la présence à ces conventions.

Sly Mange Figue relance l’idée d’une cantine qui contiendrait le matériel pour les conventions (bannière, livres, flyers et autres éléments de stand) et qui pourrait être envoyée ou amenée aux équipes sur place. Une personne devrait être chargée de cette cantine afin de s’assurer de sa création, de sa conservation et de ses voyages.

Au sujet des flyers et fiches, Sly Mange Figue fait remarquer que le membre chargé de leur réalisation, Ruskov, est indisponible pour le moent et ne communique pas beaucoup sur ses disponibilités. Le projet est donc au point mort depuis plus de 7 mois. Sly Mange Figue espère bien que Ruskov se remortivera bientôt pour finir le travail, ou sinon il sera nécessaire de trouver un remplaçant pour ce faire. L’appel est lancé.

Le besoin d’un responsable conventions de l’association est exprimé. Ce responsable aurait à charge d’avertir des conventions, de recruter les équipes et, de manière générale, de superviser l’activité "conventions" des forums.

Enfin, Blade transmet de la part de Mog, l’information comme quoi les organisateurs de la convention d’Octobre 2010 à Lyon seraient intéressés pour travailler avec les Shadowforums. Il convient de détailler la nature exacte du partenariat proposé : s’il s’agit seulement d’y tenir un stand ou si les Shadowforums pourraient prendre une part plus importante, étant associée officiellement à l’événement.

La réunion est clôturée à 23h.