Assemblée du Conseil d’Administration des Shadowforums du 24 septembre 2010, de 20h15 à 22h, aux Lilas.

NB : Les membres de l’association sont désignés ici par leurs identifiants sur les forums de discussions.

Liste des personnes présentes :
  Blade
  Kyomi
  Sly Mange Figue
  Okhin
  Robin des Ombres (via liaison Skype)

Ordre du jour

 Bilan de la RH 2010
 Préparation de la RH 2011
 Domiciliation et plaquette de l’association

Bilan de la RH : UC 2010

En ce qui concerne le bilan moral, celui-ci est positif. Les gens ont beaucoup apprécié cette rencontre, y compris les hébergeurs (Jeudi Noir), qui ont été contents de nous accueillir. Toutefois, le fait que cet évènement ait eu lieu de manière non officielle a empêché qu’il soit organisé par l’association des Shadowforums. Blade souligne néanmoins que l’association a été créée pour faciliter l’organisation des rencontres, pas pour être un obstacle à celle-ci : autrement dit, l’impossibilité de passer par l’association ne doit pas empêcher l’organisation à titre privé d’une rencontre estivale.

En ce qui concerne le bilan financier, il est déficitaire. Les recettes ont été de 450€, et les dépenses de 612€ : 212 + 200 pour les courses, 200 donnés à nos hébergeurs. Une partie des courses a donc été payée avec les fonds de l’association. Il faut noter que la récolte des participations monétaires (dont le montant était libre) a été mal menée, assez tardivement dans la rencontre. Avec une meilleure communication, dès le début de la RH, il serait possible de récolter plus de recettes.

On a regretté l’absence de participation ultérieure à la vie de la communauté (forum, PDV…) de plusieurs personnes que nous avons eu le plaisir de rencontrer à la RH elle-même. Le but de la RH a été rappelé : il s’agit d’une rencontre communautaire, qui accueille volontiers de nouveaux participants, mais qui n’a pas pour objet de créer un évènement Shadowrun en France, ouvert au public.

RH 2011

Suite aux remarques sur la RH : UC 2010, le cooptage a été retenu pour l’organisation de la prochaine rencontre : il permet de rester dans le cadre communautaire, élargi aux curieux qui souhaiteraient se joindre à nous.

Concernant le tarif (étant données le bilan déficitaire de la dernière RH), la solution retenue a été celle du prix libre, avec une meilleure communication. Il est important d’informer clairement les participants sur les frais, qui sont d’environ 1€ (assurance) + 10€ (repas) par personne, auxquels s’ajouteront éventuellement les frais liés à la location de la salle.

Il serait également pertinent d’encourager les membres à cotiser à l’association, par la même occasion. En effet, Les Shadowforums ont des frais liés à l’hébergement des forums, dont chacun profite quotidiennement.

La question fondamentale pour la RH 2011 est la salle où elle se déroulera. Plusieurs pistes sont envisagées, et nous restons attentifs à toute nouvelle proposition.

Okhin propose de s’associer aux Macaques, une association qui met à disposition des locaux sur Paris, en échange de services rendus. L’avantage, c’est que c’est gratuit et que les salles pourront être ouvertes la nuit. L’inconvénient, c’est que les locaux sont assez petits, et qu’il n’est pas sûr que les membres de la communauté Shadowforums aient le temps de s’investir auprès des Macaques pour les services rendus.

Sly Mangue Figue explique qu’à la municipalité de Rueil Malmaison, il est impossible de trouver une salle ouverte la nuit. C’est d’ailleurs le principal problème de la plupart des salles, notamment parisiennes.

Kyomi a proposé une salle située à Carrières-sous-Poissy, qui correspond aux attentes (taille, disponible la nuit, cuisine, sanitaires, mobilier), mais qui coûte 418€ pour le week-end. Ce tarif reste abordable (environ 10€ par personne), à condition de bien sensibiliser les participants aux frais de la RH. Une autre piste serait le Kremlin Bicêtre, qui propose une petite salle à disposition chaque semaine, et éventuellement une autre, plus grande, une fois par an (gratuitement, à condition d’y être domiciliés).
D’autres pistes envisagées sont : via la FFJDR, l’école Polytechnique (à voir avec Penangol), ainsi que l’utilisation de bureaux vides (mais aucun des membres présents n’ont un employeur qui puisse les mettre à disposition).

Domiciliation de l’association

Quant à la domiciliation de l’association, celle-ci serait faite en rapport avec la salle recherchée. De toute façon, les dossiers seront envoyés avant fin octobre. Blade, Okhin et Kyomi s’engagent à rédiger une plaquette de présentation de l’association, et NMAth à fournir un budget prévisionnel.

Ajout du 21/10/2010 : le Kremlin Bicêtre ne peut pas mettre à disposition la grande salle la nuit, et le dossier de demande de réservation de la salle à Carrières-sous-Poissy a été envoyé, nous sommes en attente de réponse.