Règlement intérieur de l’association

Portrait de Sysop

Voici le règlement intérieur de l’association Les Shadowforums, destiné à compléter ses status.

Ce règlement intérieur ne fait que préciser les statuts, il ne saurait s’y substituer. Il est donc totalement dépendant des statuts et doit y être adapté.
Le règlement intérieur a pour objet de préciser les statuts de l’association « les Shadowforums. »

Les membres

Définition
- Membres actifs :
Est désigné par l’appellation « membre actif » tout membre de l’association à jour de sa cotisation annuelle.

- Membres passifs :
Est désigné par l’appellation « membre passif », pendant une période d’un an au plus à compter de la date limite de règlement des cotisations annuelles, toute personne ayant été membre actif et n’étant pas à jour de sa cotisation annuelle.
A tout moment durant cette période, le règlement de sa cotisation annuelle permet de réacquérir le statut de membre actif. Au delà de cette période d’un an, un membre passif perd son statut et ne fait plus partie de l’association.
Les membres passifs ne jouissent pas de l’accès à la partie privative des forums de discussion de l’association réservée à la communication interne.

- Membres exécutifs : Les membres exécutifs sont élus par le Conseil d’administration (CA) parmi les membres actifs de l’association, pour une période allant de la date de leur élection à la date limite de renouvellement des cotisations suivantes.
Les membres exécutifs sont des membres actifs de l’association.

Adhésion
- Admission de membres nouveaux :
Les personnes désirant adhérer devront remplir un bulletin d’adhésion.
Pour les mineurs de moins de 16 ans, ce bulletin doit être accompagné d’une autorisation parentale. Cette demande doit être acceptée par le Président, le bureau, le conseil d’administration ou l’assemblée générale. A défaut de réponse dans les quinze jours du dépôt du bulletin d’adhésion, la demande est réputée avoir été acceptée.
Les statuts et le règlement intérieur à jour sont remis à chaque nouvel adhérent.

- Renouvellement :
Une relance à l’attention des membres actifs sera effectuée un mois avant le début de la nouvelle année d’adhésion au plus tard, par l’intermédiaire des forums de discussion de l’association.

- Année d’adhésion :
L’année d’adhésion à l’association Les ShadowForums commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre de l’année suivante. Date à laquelle est exigible la cotisation annuelle du membre.

En aucun cas l’adhésion ne couvre une période d’un an glissante du jour du règlement de la cotisation annuelle.

- Montant de la cotisation :
Le montant de la cotisation est fixé annuellement par le Conseil d’administration et présenté lors de l’assemblée générale. La cotisation pourra faire l’objet d’un réajustement.
Toute cotisation versée à l’association est définitivement acquise. Il ne saurait être exigé un remboursement de cotisation en cours d’année en cas de démission, d’exclusion, ou de décès d’un membre.

- Exclusions :
Conformément aux statuts, un membre peut être exclu pour les motifs suivants :
• Non-présence aux réunions ;
• Matériel détérioré ;
• Comportement dangereux ;
• Propos désobligeants envers les autres membres ;
• Comportement non conforme avec l’éthique de l’association ;
• Non-respect des statuts et du règlement intérieur.

Ce nonobstant, tout membre exécutif peut se voir retirer, sur décision du CA (privé de cette personne, le cas échéant), son statut et ses fonctions, suite à une absence de communication d’une durée supérieure à deux mois sans avis préalable, ou suite à un acte estimé dommageable à l’association. Cette sanction ne s’accompagne en aucun cas de plein droit de la radiation du membre de l’association, sauf décision explicite en ce sens.
Celle-ci doit être prononcée par le conseil d’administration après avoir entendu les explications du membre contre lequel une procédure d’exclusion est engagée. Le membre sera convoqué par lettre recommandée avec AR quinze jours avant cette réunion. Cette lettre comportera les motifs de la radiation. Il pourra se faire assister d’une personne de son choix.
La décision de la radiation sera notifiée par lettre recommandée avec AR.

- Démission - décès - disparition :
Le membre démissionnaire devra adresser sous lettre recommandée avec AR sa décision au conseil d’administration.
Le membre n’ayant pas réglé sa cotisation annuelle dans un délai de un mois à compter de la date d’exigibilité sera considéré d’office comme démissionnaire.
Aucune restitution de cotisation n’est due au membre démissionnaire.
En cas de décès, la qualité de membre s’éteint avec la personne.

Fonctionnement

Le règlement intérieur régit le fonctionnement de l’association Les Shadowforums. A ce titre, il doit être respecté par l’ensemble des membres.

Règlement intérieur et extensions
Le présent règlement intérieur est composé d’une base de référence. Celle-ci peut-être complétée par d’autres règlements intérieurs.

- Règlement intérieur n°1 :
Il s’agit du présent règlement intérieur, aussi dénommé « règlement intérieur principal ».

- Règlement intérieur n°2 :
Le règlement intérieur n°2 entre en application en ce qui concerne la participation, la gestion et la maintenance des forums de discussion ainsi que l’espace de publication nommé « Cyber-espace » du site www.shadowforums.com, ces derniers étant sous la tutelle de l’association Les Shadowforums.
Toute personne, adhérente ou non à l’association, devra prendre connaissance de ce règlement, en libre lecture sur la page d’accueil des forums sus-cités sous l’appellation "Charte de bonne conduite", et en accepter les termes pour pouvoir utiliser les forums de discussions de l’association.
L’espace de publication en ligne pourra faire l’objet de mesures plus spécifiques suivant la procédure de modification du règlement intérieur.

- Règlement intérieur n°3 :
Le règlement intérieur n°3 entre en application pour la réalisation et le développement de projets. Les adhérents intégrant une structure de développement et/ou de réalisation de projets sous tutelle de l’association Les Shadowforums devront se reporter au règlement intérieur n°3 et aux articles y référant.

Mesures relatives aux projets associatifs
- Confidentialité :
Les membres de l’association Les Shadowforums s’engagent à ne divulguer aucune information et/ou document à caractère privatif et/ou confidentiel concernant l’association et/ou les projets de celle-ci, et n’ayant pas fait l’objet d’une communication publique officielle de la part d’un membre du bureau.
L’association Les Shadowforums et les ayant-droits sur la propriété intellectuelle et/ou commerciale se réservent le droit de poursuivre en justice le(s) contrevenant(s).

- Utilisation du logo et du nom de l’association :
Toute initiative de communication, de publication, de divulgation, de gestion, d’organisation n’ayant pas été validée par le CA de l’association Les Shadowforums sera considérée comme non officielle et ne pourra en aucun cas engager la responsabilité de l’association.
L’association Les Shadowforums se réserve le droit de poursuivre en justice le(s) contrevenant(s).

Dispositions diverses
- Cadeaux et services :
L’association Les Shadowforums peut être amenée à remercier certains de ses membres par des cadeaux. Ceux-ci prendront la forme soit de bon d’achats, soit de produits en relation directe avec le jeu de rôles.

- Dons et Donations :
L’association Les Shadowforums peut recevoir des dons, elle n’est par contre pas en mesure de recevoir des donations, conformément aux textes de loi relatifs aux associations Loi 1901.
Les dons peuvent être financiers, matériels ou prendre la forme de services. Dans le cas de dons financiers ou matériels, l’association Les Shadowforums délivrera au donateur une attestation de don qui lui sera envoyée par courrier dans un délai maximum de trois mois après réception du don.
Dans le cas de dons sous forme de services, la personne ayant effectué le don pourra recevoir une attestation sur simple demande adressée au bureau. Celle-ci lui sera envoyée par courrier dans un délai de trois mois maximum après réception de la demande.
Pour faciliter la gestion, les dons financiers seront acceptés sous forme d’espèces, de chèques ou de virements d’un montant minimum de 5€.

Dispositions finales
- Modification du règlement intérieur :
Le règlement intérieur est établi par le conseil d’administration conformément aux statuts de l’association puis ratifié par l’assemblée générale ordinaire.
Les réclamations adressées officiellement à l’association les Shadowforums, concernant son règlement intérieur, seront traitées annuellement par le conseil d’administration dans le mois suivant la date limite de renouvellement des cotisations. Ces réclamations devront faire l’objet d’une demande officielle par lettre recommandée avec AR au plus tard six semaines avant cette date.
Les modifications sont établies par le conseil d’administration conformément aux statuts de l’association puis ratifié par l’assemblée générale ordinaire.
Le Conseil d’administration peut, à tout moment et sans avertissement préalable, modifier le présent règlement intérieur, conformément aux statuts de l’association Les Shadowforums.

- Publicité :
Le règlement intérieur sera mis en ligne sur le site www.shadowforums.com. Les modifications du règlement intérieur seront publié en ligne sur ce même site et notifié par voie électronique aux adhérents.

Voila, nous tenons à remercier l’ensemble du CA des Shadowforums pour avoir participé à la création de ce règlement, avec une attention toute particulière à Angelus pour l’énorme travail fourni ainsi qu’à Croaker qui, dans des délais très courts, à su nous faire partager toute son expertise juridico-légale sur le sujet.