Compte-rendu de l'assemblée générale de l'association des Shadowforum du 28 février 2013
L'assemblée générale de l'association des Shadowforums s'est tenue le jeudi 28 février 2013 à Montreuil-sous-bois (93).
Les participants à l'assemblée générale et aux forums sont désignés par leur pseudonyme.
Liste des personnes présentes :
Blade, président
Kyomi, secrétaire
LSCW, secrétaire adjoint
NMAth, trésorier
Hush, trésorier adjoint
Archaos
Genosick
Jude
Le Dieu Fred
Léoric, vice-président, absent de l'assemblée générale, a été informé de son déroulement par SMS est a communiqué avec les participants par le même moyen.
Sly Mange-Figue, absent, a communiqué par les participants par téléphone et à travers le chat présent.
L'assemblée générale est ouverte à 20h30.
Ordre du jour
Bilan moral
Bilan financier
Projets
Élection du bureau
Cotisation
Bilan moral
Le président présente le bilan moral de l'association. Il se félicite d'abord que les forums continuent de fonctionner, première mission de l'association, après le plantage survenu au mois d'août. Néanmoins, plusieurs participants actifs des forums auraient grandement diminué leur contribution à cette époque. Le Cyber-espace ("Cybi"), Anywhere et le Pito sont encore en cours de redémarrage.
La réécriture des statuts n'a pas été menée à son terme, et devra encore fait l'objet d'une réunion du bureau.
Des membres de l'association ont participé à plusieurs grandes conventions, les RRX, Ludicité et l'Elfic, en 2012. L'association n’a pas organisé une RH, et les membres et participants des forums se sont réunis à plusieurs occasions dans le cadre de rencontres privées. En raison de la difficulté à organiser une RH, le président suggère que l'organisation de ce type de rencontre se fasse uniquement si l'opportunité se présente.
Il paraît normal pour le président que les membres de l'association consacrent de préférence du temps à jouer au jeu de rôle plutôt qu'à la gestion de l'association.
Enfin, le président se félicite que l’association et le monde aient survécu à la fin du monde du 21 décembre 2012.
Bilan financier
Le trésorier présente le bilan financier de l'association. La trésorerie de l'association au 1er janvier 2013 s'élevait à 1128,72€, qui se décomposent de la façon suivante :
893,28€ au bilan du 1er janvier 2012
-55,68€ de frais bancaires
190,00€ cotisation
50,00€ de dons
40,00€ de dons non enregistrés
11,12€ intérêts
Le montant des frais banque+hébergement sont environ de 170 euros par an.
L'association possédant des fonds non utilisés, il est suggéré de pouvoir s'en servir pour avancer l'argent à l'occasion des rencontres, de manière à éviter aux organisateurs de devoir effectuer de grosses dépenses.
Les cotisations de l'année étant suffisantes pour assurer les frais d'hébergement des forums, il est proposé que l'association prenne à sa charge ces frais, anciennement assurés par Leoric.
Projets
Le président indique qu'il souhaite éviter que l'assemblée générale prévoie comme les années précédentes un trop grand nombre de projets qui ne seront pas menés à bien.
L'assemblée générale a évoqué les projets suivants :
- motiver Paul Kauphart à participer de nouveau aux forums et à des parties de jeu de rôle
- migrer le Pito et le Cybi sur la nouvelle plate-forme
- changer la domiciliation de l’association
- réviser les statuts et le règlement intérieur
- avancer ou rembourser les frais relatifs à l'organisation de rencontres des membres de l'association et des participants des forums
- rappeler l'intérêt de cotiser à l'association et proposer le formulaire d'inscription en téléchargement de façon visible sur le site
- participer à des conventions en France, de façon non contraignante
- racheter la licence de publication de Shadowrun
- neutraliser l'actuel chef de gamme Jason Hardy
Élection du bureau
Kyomi et LSCW signalent qu'elles ne souhaitent pas reprendre leur poste de secrétaire et de secrétaire adjoint.
Les membres du bureau ont été élu par acclamation (un seul candidat par poste) :
Blade, président
Léoric, vice-président
Jude, secrétaire
Kyomi, secrétaire adjoint
NMAth, trésorier
Hush, trésorier adjoint
Genosick demande à ce que son refus de voter pour Léoric pour motif personnel ("Léo a préféré Carla à moi.") soit consigné dans le compte-rendu.
Cotisation
L'assemblée générale vote le montant de la cotisation pour l'année 2014 par anticipation, à 10€.