Assemblée générale de l’association Les Shadowforums, le 19 janvier 2007, de 18h30 à 20h00 à La Bodega (Paris 5e).

NB : Les membres de l’association sont désignés ici par leurs identifiants sur les forums de discussions.

Les inscriptions à l’association n’étant réouvertes qu’à la fin de l’Assemblée générale, le vote des membres encore non-inscrits a été pris en compte lors des délibérations de l’assemblée.

Listes des personnes présentes :
Leoric
M. Jonson
Hush
Bob Deuxfleurs
Sly Mange Figue
Likoum
Mog
Inchenzo, à partir de 19h00
NMAth
Spike
BS, à partir de 19h30
Croaker
Frida Smith
Shadmad, à partir de 19h15
Archaos
Penangol
Daegann
Neko.miaou

Mot d’introduction par le secrétaire Leoric.
L’Assemblée générale est ouverte vendredi 19 janvier 2007 à 18h30.

Renouvellement du Conseil d’administration (10 minutes).
Leoric communique aux membres de l’association le souhait emis par Artémis, BS, Angélus_138 et Deadly Kafeine de quitter leur fonction au Conseil d’administration. Un rappel est fait de la composition du Conseil d’administration, à savoir :
Bob Deuxfleurs , président ;
Hush, trésorier ;
Leoric, secrétaire ;
Artémis ;
Liane ;
Beast ;
BS ;
Angélus_138 ;
Deadly Kafeine ;
Mash ;
Daegann ;
Neko.miaou ;

Il est rappelé que seuls les membres éxecutifs de l’association peuvent présenter leur candidature au Conseil d’administration.
Penangol a fait part d’une disponibilité limité de sa part pour participer aux activités du Conseil d’administration. Sly Mange Figue, qui assure les fonctions d’admnistrateurs du Cyber-espace, a indiqué son refus d’entrer au Conseil d’administration, compte tenu de sa charge de travail actuelle. NMAth a posé sa candidature au Conseil d’administration. Leoric a indiqué qu’il envisageait que NMAth puisse devenir secrétaire adjoint s’il était élu au Conseil d’administration.

Le retrait des personnes sus-mentionné du Conseil d’administration a été voté. L’entrée de NMAth au Conseil d’Administration a été voté.

La nomination de NMAth au poste de secrétaire adjoint est voté par les membres du Conseil d’administration présents.

Réglement intérieur (5 minutes).
Leoric indique que le réglement intérieur est disponible sur les forums depuis 15 jours. Il propose par ailleurs aux personnes présentes qui le souhaitent de le consulter rapidement à l’Assemblée générale.
M. Jonson aborde le sujet du vote par correspondance. Le président Bob Deuxfleurs indique que ce point dépent des statuts de l’association. Leoric indique que la modification des statuts pourra être envisagé l’avenir.
Le réglement intérieur a été voté.

Cotisation (10 minutes).
Leoric indique que le nombre de promesses de souscriptions est insufissant pour abaisser le montant de la cotisation.
Le montant de la cotisation est fixé à 8,50€. Ce montant est voté.
Un rappel est fait sur les possibilités et modalités de dons (montant minimum de 5€). La réalisation d’un bordereau de don est confié au secrétaire et/ou au trésorier.

Bilan financier.
La présentation du bilan financier par le trésorier Hush a été rendu impossible suite à un problème informatique.
A titre informatif, deux donations recues sur l’exercice précédent.
Le bilan des manifestations en 2006 a été, en règle générale, négatif, à l’exception de la GenCon Paris 2006 (défraiement de transport pour une personne) et la GoldenRun 2006 (dépenses inférieures aux recettes).

Bilan moral (30 minutes).
Présentation par le Président Bob Deuxfleurs.
L’association des Shadowforums a organisé 50 parties d’initiation pour un total de 150 à 200 joueurs, et fait la présentation de Shadowrun à un total d’environ 400 personnes.
Un stand de convention a été conçu, avec banières, flyers, fiches de personnages, t-shirts pour le personnel, etc. Le nombre de personnes ayant été au contact de l’association sur les conventions et ayant par la suite fréquenté les forums de discussions est estimé à une douzaine.
La traduction d’une partie du supplément Shadows of Europe (SoE) a été fourni à Black Book Editions (BBE). Si cette traduction ne fait pas l’objet d’une publication par Black Book Editions, il est envisagé de la distribuer sous forme de fichier PDF en collaboration avec le Collectif Ombres Portées, qui a assuré l’autre partie de la traduction de Shadows of Europe.
Sly Mange Figue a demandé à connaître l’ordre et la nature des rémunérations percues par l’association pour ce travail de traduction. Il est répondu que deux options sont possibles : le paiement en espèces, ou le paiement en nature, sous la forme d’exemplaires gratuits destinées aux traducteurs. Il est indiqué que la part du travail de traduction entre l’association des Shadowforums et le collectif Ombres Portées est de l’ordre de 55/45 à 60/40%, et que le collectif Ombres Portées sera rémunéré en espèces.
Penangol demande quel est l’état des relations avec Black Book Editions. Ces relations sont décrites comme cordiales. BBE est disposé à accueillir l’association sur son stand lors de conventions, comme cela fut fait à la GenCon Paris, pour organiser des parties de démonstrations. Dans ce cas, les maîtres du jeu pourrait être rétribuer en nature.
Dans l’exercice passé, l’association a également soutenu -BS- pour l’organisation des Golden Run 2005 et 2006. Il est indiqué que -BS- (absent à ce moment de l’Assemblée générale) ne souhaite pas organisé d’événéments similaires en 2007, ni que le nom Golden Run soit employé à l’avenir par l’association.
La gestion du Cyber-espace a été reprises par Sly Mange Figue en octobre 2006. Depuis cette date, le contenu du Cyber-espace a doublé, contenu par ailleurs jugé « riche, pertinant, intéressant ». Frida Smith fait un appel aux personnes présentes pour l’assiter dans la rédaction du lexique destiné au Cyber-espace.
M. Jonson demande un point sur l’hébergement du site de l’association. Bob Deuxfleurs indique que le site présente un Uptime de 98%, et que des sauvegardes sont effectuées ponctuellement, mais pas systématiquement. Le problème d’indexation du moteur de recherche du forum est évoqué.
Penangol demande si le nombre de personnes activés sur les forums est connus. Boob Deuxfleurs indique que ce nombre n’est pas connu, et qu’on ne dispose pas des outils pour le déterminer.
Question de Mog sur la convention du 3 février 2007. Leoric répond que rien n’est préparé pour l’instant, l’effort ayant été concentré sur la rédaction du réglement intérieur et l’organisation de l’Assemblée générale.
Question de Sly Mange FIgue sur le ratio Paris-province dans les souscriptions. Leoric indique que le ratio est proche de 50-50. L’organisation de prestations en province est évoqué, plus particulièrement dans l’Est, et potentiellement à Lille et Toulouse, où se trouve un nombre notable de membres de l’association ou de personnes participant aux forums de discussions.

Le bilan moral est voté, avec l’abstention de Shadmad arrivé au cours de la présentation de ce bilan.

Leoric annonce la réouverture des inscriptions à l’association des Shadowforums dès la fin de l’Assemblée générale. Sly Mange Figue demande si elles resteront ouvertes toute l’année. Il lui est répondu que oui. Shadmad demande si le montant de la cotisation serait recalculé au prorata de l’année écoulée dans le cas d’une inscription en cours d’année. Il est répondu que ce type de calcul serait trop complexe.

Mog demande s’il a obligation de fournir un retour sur l’usage du contenu du Cyber-espace.
Likoum fait remarqué que le Cyber-espace manque de visibilité depuis les forums de discussions, qui sont bien plus fréquentés.
Sly Mange Figue demande s’il est envisageable que les auteurs du Cyber-espace deviennent automatiquement membres éxécutifs. Leoric répond que la nomination des membres éxécutifs ne doit être en aucun cas automatique, mais toujours fait l’objet de l’appréciation du Conseil d’administration.
Sly Mange Figue demande les conditions d’une modification du règlement intérieur. Il est répondu que la Conseil d’administration peut modifié le réglément intérieur quand il le souhaite, si cette modification est ensuite approuvée a posteriori lors de l’Assemblée Générale suivante.
Question de Frida Smith sur l’état d’avancement de la charte éditoriale du Cyber-espace, et le poste de directeur de publication. En l’absence d’un directeur de publication, c’est le président de l’association qui est par défaut juridiquement responsable du contenu du Cyber-espace et des forums de discussions.
Sly Mange Figue demande la participation du Bureau et du Conseil d’administration à la rédaction de la charte éditoriale. Frida Smith demande que la charte soit validée par les auteurs du Cyber-espace.
M. Jonson fait remarquer le manque de visibilité du Cyber-espace depuis les forums de discussions. Il est répondu que ce point est à l’étude.

Projets à venir (20 minutes).
Bob Deuxfleurs présentent les projets de l’association pour l’exercice à venir :
 Maintenir l’association
 Dynamiser la communauté du JDR francophone et plus particulièrement Shadowrun
 Maintenir le Cyber-espace et les forums
 Etre présent aux conventions de jeu de rôle
 Organiser à la fin juillet 2007 une rencontre baptisée "RH2007" sur laquelle des informations seront communiquées prochainement.
 Proposition sur des t-shirts, mugs, strings... Shadowforums d’ici 1 à 2 mois.

Mog demande si la participation de l’association à des événements à l’étranger est prévu. Il est répondu que rien de tel n’est prévu pour l’instant. Mog indique sa disponibilité pour participer à des prestations à la Réunion en 2007, et en Allemagne en 2008.
Frida Smith demande si d’autres traductions sont en projet. Il est répondu qu’aucun autre projet n’a été fait, étant donné les difficultés rencontrées dans la traduction de Shadows of Europe. NMAth fait remarquer qu’il pourrait être envisagé avec Black Book Editions, selon les droits dont ceux-ci disposent, la rédaction de supplément synthétisant des suppléments anglais, plutôt que d’effectuer de nouvelles traductions de suppléments anciens et dépassés.
Spike demande s’il est possible d’organiser la présence de l’association à des conventions en province. Leoric indique que l’équipement du stand est à disposition pour une convention en province si le responsable est prévenu suffisament à l’avance. Il est indiqué qu’une dizaine de conventions à Paris aussi bien qu’en province sont déjà prévues pour l’exercice suivant.
Frida Smtih et Archaos demande si l’association disposent de scénarii d’initiation pour les parties organisées lors des conventions.
Archaos demande à connaître l’état de la coopérations avec le site shadowrun.fr (lié au collectif Ombres Portées) et de la concurrence pouvant exister pour l’organisation de parties d’initiation, alors que le site shadowrun.fr a lancé une campagne de recrutement de maîtres du jeu à cette fin. Leoric indique que l’association Les Shadowforums reste disposée à coopérer avec le site shadowrun.fr.
BS demande si assez de membres de l’associations sont disponibles pour l’ensemble des conventions prévues, faisant observer qu’il y avait un risque de démotivation de certains au fur et à mesure. Leoric a répondu qu’il n’y avait aucun problème de cet ordre pour l’instant.

Les projets ont été votés.

L’Assemblée générale est clôturée le vendredi 19 janvier 2007 à 20h00.