Assemblée exceptionnelle de l’association Les Shadowforums du 26 juin 2009, de 20h30 à 23h59, aux Lilas. Réunion renommée officieusemment « Sauterie bucolique chez NMAth dans le but de voir Sly en chair et en os (parce que c’est rare). »

Le début de la séance fut décalé 20h43 à cause de problèmes techniques redondants dont la résolvance a permis à Robin des ombres de bénéficier du son et de l’image.

Liste des personnes présentes :
Le président : Blade
Le vice-président : Léoric
Le trésorier : NMAth
Le trésorier adjoint : Hush
Le sécretaire : Mog
Membres executifs : Okhin (arrivé à 21h10), Penangol (arrivé à 21h33), Sly Mange Figue, Robin des ombres (par vidéo-conférence).
Membres : Amiga500 (arrivée à 21h33), Kyomi, Menditso.

Ordre du jour :
 Bilan moral
 Bilan du Cyber-espace
 Bilan du Webzine Laser de Lune
 Bilan du projet Anywhere
 Bilan technique
 Bilan financier
 Rencontre estivale RH

>>>[Interruption : Recette des radis noirs marinés.
 Ingrédients : radis noirs coupés en chips + sauce soja + huile d’olive + vinaigre baslamique + coriandre fraîche
 Mélanger le tout
 laisser mariner 6 à 12 heures au frigo ]<<<

L’association rend hommage à Mickaël Jackson par une interprétation de Billie Jean en Human Beat Box par Robin des ombres en séance.
Le président ouvre les débats en lançant l’ordre du jour, interrompu par le trésorier pour exiger la cotisation du vice-président et du trésorier adjoint.

Bilan Moral :
Le président, Blade, présente le bilan moral.
Les forums sont toujours accessibles, avec toujours plus de nouveaux inscrits. Les forums sont actifs malgré une perte de vitesse en fin de l’année dernière, il se dégage une sensation durable de regain d’activité. Nous supputons que ce dernier serait dû au renouveau de la gamme, car les forums sont cités dans les parutions française.

Présence sur les conventions :
Les Shadowforums ont été présents sur 4 conventions depuis février 2009, avec une participation plutôt satisfaisante : 13 parties animées, avec la participation d’une soixantaine de joueurs.
Une évolution du nombre de flyers à distribuer est à noter, ce qui montre bien que l’offre se gonfle.
Nous disposons aussi d’un stand mis à jour et des scénarios spécial convention qui plaisent.
Les défauts : un nombre de membres sur les conventions assez restreints et surtout parisiens, nous remarquons un manque d’animateurs en province.

Autres :
 Un reportage audio à proposde Shadowrun sera diffusé en septembre sur Radio 3 en Suisse.
 les forums accusent 12 000 visites par mois, soit 158 000 pages vues par mois.
 Le nombre de côtisants à l’association Les Shadowforums est de 18, soit 2 de plus que l’année dernière.

Bilan du Cyber-espace :
Sly Mange Figue présente le bilan du Cyber-espace.
Le Cyber-espace est toujours actif, il remplit sa mission de publication hebdomadaire.
A ce jour (26 uin 2009), on dénombre 406 articles en lignes, 81 brèves publiées, 179 sites répertoriés dans le portail, une moyenne de 3000 visites par mois et de 100 visites par jour environ.
Il est à noter que le responsable rencontre un peu de mal à renouveller le contenu, dû principalement aux manques d’auteurs nouveaux ces derniers mois. Par exemple, exemple, sur les 48 articles en attente, 30 sont d’un seul et même auteur.
Les auteurs plus actifs actuellement sont Valérian et Zaranos, l’auteur le plus prolifique est Blade. Les auteurs les plus relancés sont Mog et Likoum.
Sly avoue avoir, par manque de disponibilités, négligé quelque peu les relances des auteurs, et porté moins d’attention au renouvellement des articles ces dernières semaines.
Nous pouvons penser que les nouveaux auteurs se sont dirigés vers le Laser de Lune, qui a connu une nouvelle formule, et Sly Mange Figue a manqué un peu de temps pour parcourir les forums et y dénicher d’éventuelles publications nouvelles. Le niveau éditorial s’est amélioré ces derniers mois. Les derniers scénarii publiés sont qualifiés comme étant de qualité presque professionnelle.

Bilan du Webzine Laser de Lune :
En l’absence du membre actif responsable, Beast, Sly Mange Figue présente le bilan du Webzine Laser de Lune (LDL).
Le LDL a connu une nouvelle formule en mars (numéro 22), ce qui lui a permis d’évoluer du statut d’espace de publication supplémentaire en Webzine à part entière, avec une réserve d’auteurs fidèles et une équipe d’illustrateurs propre.
La nouvelle formule semble être une réussite : 474 visites depuis début mars pour le numéro 22, une très nette augmentation. Sly Mange Figue informe recevoir de très bons retours concernant le Webzine, et avoir même remarqué des liens sur des blogs ne traitant par forcément de Shadowrun. La première de couverture de Dweller On The Threshold est jugée comme étant d’un qualité excellente.
Le prochain numéro sortira en juillet, les numéros 24 et 25 sont déjà en préparation.
Le numéro 25 sera un numéro spécial 10 ans de LDL. Il sera publié le 24 décembre 2009, pour Noël, avec des articles couvrant, on l’espère, toutes les gammes, de SR1 à SR4. Pour l’occasion, Pénombre reprendra exeptionnellement son rôle de rédacteur en chef, et d’anciens auteurs, perdus de vue pour la plupart, écriront à nouveau des articles.

Bilan du projet Anywhere :
En l’absence d’un membre responsable, Sly Mange Figue présente le bilan du projet Anywhere.
Deux flyers ont été produits à ce jour. Le contact doit être repris avec Ruskov dès sont retour en juillet pour continuer le travail.
Il reste à faire les flyers des archétypes, des flyers de scénarii en 6 pages, des flyers avec des articles les plus intéressants du Cyber-espace.
Sly Mange Figue relance régulièrement les 5 illustrateurs qui travaillent sur les fiches.

Bilan technique :
Le vice-président Léoric présente le bilan technique.
Deux points sont abordés :
 Aucun dysfonctionnement technique n’est à noter depuis la migration en février.
 Le nom de domaine a été perdu pendant une journée, il a été renouvelé en fin de cette même journée. A ce sujet, il faut impérativement récupérer les codes de nom de domaine chez Bob Deuxfleurs.
Le nouvel hébergement marche vraiment bien, une augmentation de trafic se voit depuis le changement d’hébergement.
Une solution de micro paiement est disponible et peut être mise en place assez vite.
La refonte du portail est encore sur la table. Une proposition de nouvelle skin pour les forums et pour le cyber-espace est à élaborer dans ce sens.

Bilan financier : Le trésorier, NMAth, présente le bilan financier.
Les chiffres sont disponibles sur les forums.
Aucune dépense n’a été faite depuis le début de l’année. L’assurance auprès de la FFJDR est toujours en cours de souscription. 540€ de fonds disponibles.

>>>[Interruption : Pause pizza à 22h14. Reprise à 23h05.]<<<

La rencontre estivale RH :
Penangol fait le point sur la rencontre estivale.
La RH 2009 aura lieu du 7 au 9 août en Picardie dans les mêmes locaux de la GR 2006. Comme ils ne seront pas disponibles pour l’année prochaine, il faut commencer à chercher pour la prochaine rencontre estivale.
Une demande de 70 tables à été faite à la mairie de Le Ferté-Milon, pour disposer d’une capacité d’accueil suffisante.
Il faudrait limiter l’accès au réfrigérateur pour des questions de sécurité. Penangol va prendre contact avec Daniel Waterloo pour la salle.
Une liste de fournitures est en élaboration.
Robin des ombres assure la disponibilité de nourriture végétarienne pour toute la RH. il pourra récupérer 2 brûleurs à gaz pour de la cuisine massive. Un problème se pose toutefois pour la cuisson.
Question nourriture, Robin des ombres va faire un Hommos, préparé avant la RH. Menu proprable : Ratatouille, riz, pâtes. Un supermarché proche du lieu de la rencontre est ouvert le samedi. Il sera nécessaire d’entrer en contact avec un boulanger sur place pour se fournir en gros pains. Il est conseillé de prendre contact avec un maraîcher local. Il faut prévoir un agenda de préparation à l’avance de certains plats.
Le lieu prossède des sanitaires et des douches. Il ne faut pas oublier de prendre des produits de sanitaires.
Une équipe de N personnes avec au moins 1 élément possédant une voiture arrivera sur place dès le vendredi matin.

Pour la RH de l’année prochaine :
Penangol se renseigne au niveau de l’X pour accueillir éventuellement la RH, il faudrait d’ailleurs réfléchir ce que les forums veulent faire à la RRX en retour.
Okhin recherche un moyen de créer une rencontre ouverte.
Il faudrait organiser autre chose que de simples parties, comme un tournoi de JDR, une soirée enquête Shadowrun, etc.

L’assemblée exceptionnelle des Shadowforums est clôturée le 26 juin 2009, à 23h59.